Vedtægter for Lokalhistorisk Forening for Romdrup – Klarup
§ 1
Foreningens navn er Lokalhistorisk Forening for Romdrup – Klarup
§ 2
Foreningens virkeområde er Romdrup og Klarup Sogne.
Foreningens formål er:
at drive et lokalhistorisk arkiv for indsamling og opbevaring af lokalhistorisk materiale i form af person-, erhvervs-, forenings- og institutionsarkivalier, kort, billeder, lydoptagelser, ting m.m. samt gøre det offentligt tilgængeligt for interesserede med min. 2 faste åbningstider om måneden, dog undtagen sommermånederne. Brug af samlingerne sker under opsyn, og således at SLA’s gældende tilgængelighedsregler overholdes.
at fremme og styrke den almene interesse for egnens historie.
at virke for udbygningen af samarbejdet mellem lokalhistorisk interesserede institutioner, foreninger og enkeltpersoner og for samordningen af lokalhis-toriske initiativer indenfor Nordjyllands amt.
§ 3
De til foreningens overladte effekter betragtes som foreningens ejendom, hvorfor der kvitteres for modtagelsen på en særlig formular af både giver og modtager. Foreningens kopi arkiveres. Materialet betragtes herefter som offentlig ejendom og dets forbliven som sådan garanteres. Det indsamlede materiale arkiveres, registreres og op-bevares betryggende efter retnings-linier godkendt af Arkivudvalget for Aalborg Kommune.
Effekter, der er udlånt til foreningen til udstilling, kopiering eller opbevaring, er undtaget fra denne regel. Der kvitteres på en dertil beregnet formular i to eksemplarer, hvoraf den ene kopi arkiveres, og den anden overlades til udlåneren.
§ 4
Foreningen afholder generalforsamling hvert år i januar kvartal. Generalforsamlingen indkaldes med 14 dages varsel ved annoncering i en lokal avis. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 8 dage før generalforsamlingen.
Generalforsamlingens dagsorden skal indeholde følgende:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning om foreningens aktiviteter siden sidste generalforsamling.
3. Aflæggelse af regnskab.
4. Valg af bestyrelsesmedlemmer, minimum 3 suppleanter og 1 revisor.
5. Behandling af indkomne forslag.
6. Eventuelt.
Bestyrelsen kan indkalde til ekstraordinær generalforsamling. Ligeledes kan indkaldes til ekstraordinær generalforsamling, hvis 1/3 af medlemmerne kræver det.
§ 5
Foreningens bestyrelse består af 7 medlemmer, der vælges for 2 år ad gangen, og 3 suppleanter og en revisor, der vælges hvert år. 3 eller 4 medlemmer er på valg hvert år; det første år ved lodtrækning.
Bestyrelsen konstituerer sig med formand og kasserer, fastsætter selv sin forretningsorden og fordeler arbejdet blandt sine medlemmer.
Bestyrelsen vælger en arkivleder, der er ansvarlig for arkivets drift og samlingernes tilstand.
Bestyrelsesmøde afholdes, når formanden eller et flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt. Mødeprotokol føres.
Bestyrelsen er overfor generalforsamlingen ansvarlig for foreningens drift og for anvendelsen af foreningens midler. Bestyrelsen kan, om nødvendigt antage lønnet medhjælp.
§ 6
Foreningens regnskabsår følger kalenderåret. Udbetalinger attesteres og anvises af foreningens formand eller kasserer. Formanden tegne foreningen. Kontingentet fastsættes på generalforsamlingen.
Foreningens medlemmer hæfter ikke personligt for forpligtelser, der påhviler foreningen.
§ 7
Beslutningen om opløsningen af foreningen kan træffes af mindst 2/3 af medlemmerne på en generalforsamling. I tilfælde af foreningens ophør skal foreningens ejendele, herunder hele det lokalhistoriske materiale, overgå til Aalborg Kommune.
§ 8
Ændringer af foranstående vedtægter kan ske, når 2/3 af foreningens medlemmer stemmer herfor på den ordinære generalforsamling eller ved almindelig stemmeflerhed på to på hinanden følgende generalforsamlinger.
Revideret marts 2004.
Kontingentet er i 2012 75 kr.